مفهوم و طرق الإتصال

* مفهوم الاتصال

الإتصال الشخصي هو عملية نقل هادفة للمعلومات من شخص إلى آخر و في غرض إيجاد نوع من التفاهم المتبادل بينهما .

وتعرف الجمعية الأمريكية للتدريب الإتصالات التنظيمية في أنها عملية تبادل الأفكار والمعلومات من أجل إيجاد فهم مشترك وثقة بين العناصر الإنسانية في المنظمة .

* أهداف الإتصال

1 - الإنفعال - المشاعر

2 - الدافعية - التأثير

3 - المعلومات - التقنية

4 - الرقابة - البناء و التنمية

* أهمية الإتصال

تعتبر الاتصالات أساس حياتنا اليومية فنحن نتبادل كميات ونوعيات ضخمة من البيانات والمعلومات ، فمن السؤال عن الحال و الصحة إلى تبادل المشاعر ونقل الأفكار واستعراض الأخبار وتناقل وجهات النظر وتوفير المعلومات .

* أنواع الإتصال

1 - إتصالات غير رسمية - إتصالات غير منظمة .

2 - إتصالات رسمية - إتصالات منظمة .

* أنماط أو أشكال الإتصالات المنظمة و غير المنظمة

1 - أن القدرة على إنجاز الأهداف تتوقف على كفاءة الإتصالات .

2 - أن الاتصالات تمثل جزءاً كبيراً من أعمال الإدارة اليومية في كافة المجالات في كل الأماكن و في كل الأزمنة .

3 - أنها تفيد في نقل المعلومات والبيانات والإحصاءات والمفاهيم عبر القنوات المختلفة بما يسهم في إتخاذ القرارات .

4 - أنها ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي في المجتمع .

5 - أنها تسهم في نقل المفاهيم والآراء والأفكار عبر القنوات الرسمية لخلق التماسك بين الافراد و المجموعات .

6 - وسيلة هادفة لضمان التفاعل والتبادل المشترك للأنشطة المختلفة في المجتمعات .

7 - وسيلة رقابية وإرشادية لنشاطات المجتمع الإعلامية و الثقافية و الإنتاجية .

8 - وسيلة لتحفيز كافة الأفراد في المجتمع للقيام بالأدوار المطلوبة منهم .

* عناصر الاتصال

1 - المرسل : وهو مصدر الرسالة أو النقطة التي تبدأ عندها عملية الإتصال .

2 - الرسالة : وهي الموضوع أو المحتوى (المعاني أو الأفكار) الذي يريد المرسل أن ينقله إلى المستقبل ، ويتم عادة التعبير عنها بالرموز اللغوية أو اللفظية أو غير اللفظية أو بهما معاً .

3 - وسيلة الإتصال : وهي الطريقة أو القناة التي تنتقل بها الرسالة من المرسل إلى المستقبل .

4 - المستقبل : وهو الجهة أو الشخص الذي توجه له الرسالة ويستقبلها من خلال أحد أو كل حواسه المختلفة (السمع و البصر و الشم و الذوق و اللمس) ثم يقوم بتفسير رموز ويحاول إدراك معانيها .

5 - التغذية العكسية ( أو الاستجابة ) : وهي إعادة إرسال الرسالة من المستقبل إلى المرسل واستلامه لها وتأكده من أنه تم فهمها، والمرسل في هذه الحالة يلاحظ الموافقة أو عدم الموافقة على مضمون الرسالة .

* وسائل الاتصال

1 - الوسائل الشفهية - الكلام : وهي الوسائل لتي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل و المستقبل في شكل شفهي عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل ( المقابلات الشخصية , المكالمات الهاتفية , الندوات , الإجتماعات , المؤتمرات ) ، ويعتبر هذا الأسلوب أقصر الطرق لتبادل المعلومات والأفكار وأكثرها سهولة و يسرو صراحة ، إلا أنه يعاب أنه يعرض المعلومات للتحريف وسوء الفهم .

2 - الوسائل الكتابية : وهي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمستقبل عن طريق الكلمة المكتوبة مثل الأنظمة والمنشورات والتقارير والتعاميم والمذكرات والمقترحات والشكاوى وتتميز الوسائل الكتابية بمزايا أهمها - إمكانية الإحتفاظ بها والرجوع لها عند الحاجة وحماية المعلومات من التحريف وقلة التكلفة ، أما أهم عيوبها فهي : البطئ في إيصال المعلومات ، تأكد احتمال الفهم الخاطئ لها خصوصاً عندما يكون للكلمة أكثر من معنى .

3 - الوسائل غير اللفظية : وهي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمستقبل عن طريق الإشارات أو الإيماءات والسلوك (تعبيرات الوجه وحركة العينين واليدين وطريقة الجلوس .

* مشاكل الإتصال

1 - تحريف المعلومات

تحريف أو النقل الخاطئ في المعلومات من أكثر مشاكل الإتصال و اخطرها لما قد يلحق الضرر كما يحدث عادة مع المرضى و الأطباء أو في القضاء و المحاكم أو في الإدارة و الكثير غير ذلك .

وتندرج هذه الأخطاء ضمن أربعة مشاكل أساسية هي :

1 - خصائص المتلقي :

يتباين الأشخاص في الاستجابة لنفس الرسالة لأسباب ودوافع شخصية مختلفة منها التعليم والتجارب السابقة ، وبناء على ذلك يختلف رد فعل شخصين من بيئتين مختلفتين حول موضوع واحد ، كما تؤثر الدوافع الشخصية في فك رموز الرسالة وتفسيرها فالموظف الذي يتميز بالحاجة القوية للتقدم في المنظمة .

2 - الإدراك الإنتقائي :

حيث يتجه الناس إلى سماع جزء من الرسالة وإهمال المعلومات الأخرى لعدة أسباب منها الحاجة إلى تجنب حدة التناقض المعرفي لذلك يتجه الناس إلى غض النظر عن المعلومات التي تتعارض مع المعتقدات التي رسخت فيهم من قبل، ويحدث الإدراك الانتقائي حينما يقوم المتلقي بتقويم طريقة الإتصال بما في ذلك دور و شخصية و قيم و مزاج و دوافع المرسل.

3 - المشكلات اللغوية :

تعتبر اللغة من ابرز المجموعات المستخدمة في الإتصال غير أن المشكلة هنا تكمن في أن كثير من الكلمات الشائعة الإستخدام في الإتصال تحمل معاني مختلفة للأشخاص المختلفين ، فقد تكون للكلمة عبارات ومعاني متعددة بحيث تحمل تفسيرات مختلفة أو أن تكون اللغة خاصة لمجموعة فنية أو مهنية معينة من الصعب على من هم خارج هذه المجموعة فهمها .

4 - ضغوط الوقت :

يشكو المدراء من أن الوقت هو أكثر الموارد ندرة ، و دائماً يؤدي ضيق الوقت إلى تحريف المعلومات المتبادلة ، و يسبب ضيق الوقت إلى اللجوء إلى تقصير قنوات الإتصال الرسمية كأن يصدر أحد المدراء أمراً شفوياً لأحد الموظفين لإنجاز عمل معين و في حجة إنتهاء فترة الدوام و من ثم لا يسجل هذا الأمر في السجلات الرسمية لتحدد من خلاله المسئوليات ، إضافة إلى أن الموظف بسبب ضيق الوقت قد ينفذ هذا الأمر بشكل سريع لم يكن أصلاً في ذهن المدير .

2 - حجم المعلومات

يتمثل ثاني المشكلات الرئيسية للاتصال في الإفراط في مقدار المعلومات ، و من الشكاوى السائدة في أوساط المدراء في المنظمات و الشركات و المدارس أنهم غارقون في كم كبير من المعلومات , فإذا ما تم الإهتمام في كل المعلومات فإن العمل الفعلي للمنظمة لن يؤدى مطلقاً.

* مقومات الاتصال الفعال

تتوقف فعالية الإتصال على عدة عوامل أو مقومات أشار إليها الكثير من الكتاب والباحثين ، وفيما يلي نذكر أهم المقومات و هي التالي :

1 - الإصغـــاء أو الإنصات

و يقصد به الإستماع إلى الآخرين في فهم و أدب و احترام و عدم مقاطعة الحديث ، و استيعاب الرسائل التي يعبر عنها المتكلم في طريقة لفظية و غير لفظية .

2 - الحديث المؤثر أو الشرح

وهو يعتبر أهم واسطة للاتصال بالآخرين و التأثير عليهم وقد يكون هو الواسطة الوحيدة لفعل ذلك في أغلب الأحوال .

3 - إقناع المستمع أو المعارض .

و يقصد به هو إقناع أفراد أو جماعات في وجهة النظر عند المتكلم .

* استعمال لغة الإشارة

ويقصد بها الوسائل غير اللفظية مثل حركات الجسم و الإيماءات و حركات العينين و اليدين و طريقة الجلوس و المشي و طريقة إرتداء الملابس و الإبتسامة و غيرها .

* الإستجابة

الإستجابة من أهم النتائج التي تحدث خلال و بعد عملية الإتصال و لها أثر إما أيجابيا أو سلبيا على المتلقي , وهي الهدف الرئيسي من مفهوم عملية الإتصال في كافة الأشكال .